AVG- Scouting Bennekom
Scouting Bennekom heeft naast het beleid van Scouting Nederland een aanvullend privacy beleid. Dit beleid is vastgesteld in augustus 2019 om te voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming.
Beleid Scouting Nederland
Scouting Nederland verwerkt persoonsgegeven in Scouts Online, de landelijke ledenadministratie. Het privacy beleid van Scouting Nederland beschrijft alles wat te maken heeft met privacy en het gegevensgebruik binnen Scouting Nederland.
Het privacy beleid van Scouting Nederland is te vinden op de volgende pagina:
De persoonlijke informatie is ten alle tijden te zien in SOL, Toegang tot sol kan iedereen regelen met behulp van je lidmaatschapsnummer.
Formulieren Scouting Bennekom
Inschrijfformulier:
Gezondheidsformulier: Jaarlijks worden de gezondheidsformulieren door ouders voor het zomerkamp of aan het begin van het jaar aangeleverd bij het team. De teamleider bewaart deze in een afgesloten kast. De formulieren worden vernietigd na 1 jaar of wanneer er een nieuw formulier wordt aangeleverd. Mocht een jeugdlid tussentijds stoppen met scouting dan wordt het formulier na uitschrijving vernietigd.
Adressenlijst: In een afgesloten kast bij de speltak ligt een adressenlijst, hierop staan alle adressen van de jeugdleden inclusief telefoonnummers. Deze kan gebruikt worden in geval van een calamiteit. Jaarlijks na het overvliegen wordt de oude lijst vernietigd en een nieuwe lijst gemaakt.
Mail-adresenlijst: Mails vanuit Scouting Bennekom worden ten alle tijden verstuurd door de @scoutingbennekom.nl adressen. Op de mail is een lijst met de mailadressen van alle ouders die in dit account kan worden gebruikt. De mails zullen allemaal via BCC worden verstuurd als het een algemene mail naar alle ouders betreft. Na afloop van het jaar zal de lijst worden gewist en vervangen voor een nieuwe. Tevens wordt het wachtwoord van het mailaccount gewijzigd.
Foto’s: Foto’s van jeugdleden en of leiding kunnen worden gemaakt, deze worden door de speltakken digitaal opgeslagen of bevinden zich in het archief van Scouting Bennekom.
Op het gezondheidsformulier kan een ouder aanvinken of het bezwaar heeft tegen het maken/bewaren van foto’s van zijn of haar kind, zowel voor in het archief als voor promotionele doeleinden of gebruik op social media.
Afmeldingen: Afmeldingen worden door de diverse speltakken zowel digitaal als schriftelijk bijgehouden. Dit kan gebeuren in de mail / Google Drive en schriftelijk op een afmeldingslijst in het lokaal op scouting. Na afloop van het jaar worden de beide lijsten zowel digitaal als schriftelijk verwijderd en vernietigd.
Kamp opgaven: De kamp opgaven worden gebruikt door het leidingteam, deze bevat informatie of het jeugdlid meegaat op kamp. Deze wordt door de teamleider bewaard in een afgesloten kast. Na afloop van het kamp worden deze vernietigd.
Digitale gegevensopslag
Voor alle gegevens van het inschrijfformulier die terugkomen in SOL verwijzen wij naar het privacy beleid van Scouting Nederland.
Namen en e-mailadressen van leden en/of ouders kunnen voorkomen in het mailverkeer van leiding onderling.
Gegevens die in de diverse lijsten digitaal worden bewaard op Google Drive of Dropbox worden jaarlijks verwijderd, ook dient ieder jaar het wachtwoord te worden gewijzigd. Om dit te waarborgen dient het wachtwoord jaarlijks tijdens de eerste groepsraad schriftelijk af te worden gegeven aan de secretaris van de groep, hierbij dient ook een lijst met mensen te worden aangeleverd die toegang hebben tot de Dropbox of drive. Deze wordt door de secretaris gecontroleerd aan de hand van het leidingoverzicht.
Uitgeprinte gegevens
Voor alle gegevens die uit SOL kunnen worden geprint geldt dat deze worden bewaard in een afgesloten ruimte bij de diverse speltakken, na gebruik worden deze vernietigd.
Hetzelfde geldt voor alle lijsten die het team zelf heeft geprint, zoals adressenlijsten enz.
Melding datalekken
Een datalek kan altijd plaatsvinden Mocht dit het geval zijn dan vindt er binnen 72 uur een melding plaats bij de autoriteit persoonsgegevens, indien er persoonlijke schade kan optreden dan worden ook de betrokkenen geïnformeerd.
Melding dient altijd te worden gedaan door een lid van het dagelijks bestuur,
Toetsing Beleid
Ieder jaar wordt het beleid getoetst op actualiteit en waar nodig gewijzigd. Indien er wijzigingen zijn worden deze via de groepsraad/ leiding worden gecommuniceerd naar de ouders.